書類をスマートに管理することは、暮らしの中で効率的な作業環境を保つために重要です。書類の整理・収納方法にはさまざまな方法があるので、その方法や気を付けるべき点について詳しく説明します。
・ファイルボックスで大分類
まずは、書類をカテゴリーごとに整理するためにファイルボックスを使用します。例えば、ファイルボックスごとに仕事関連、個人用、子供用、家庭用、お金用など、用途別に分けることができます。また、ファイルボックスにはラベルを付けることで、中身を一目で確認でき、必要な書類をすぐに取り出せます。
・クリアファイルでさらに細かく分類
ファイルボックスの中をさらにクリアファイルを使用して小分類に分けます。例えば、子供用のファイルボックスの中に習い事、学校関係、部活関係、塾関係などの書類をそれぞれクリアファイルに分けて収納します。そうすることで、必要な書類をスムーズに探し出せ、仕舞う場所も明確になるため、時短にもつながります。各クリアファイルにも必ずインデックスを付けることが必要です。
・バインダーの利用
バインダーは、多くの書類を一冊にまとめるのに役立ちます。穴を開けた書類をバインダーに綴じることで、書類がバラバラにならず、探しやすくなります。バインダーもラベルを付けて分類すると、どのバインダーにどの書類が入っているかがすぐにわかります。定期的に使用する書類をまとめるのに適しています。
・締め切りがある書類は「見える化」
期限がある書類や流動的な書類は、ファイルボックスなどに収納せず、あえて「見える化」することが大切です。よく目にする場所に貼り、期限が過ぎたらすぐに破棄することがポイントです。
・書類のデジタル化
書類をスキャンして電子ファイルにすることも有効な方法です。デジタル化することで、スペースを節約できるだけでなく、簡単に管理・検索ができます。クラウドストレージサービスを利用すれば、どこからでもアクセス可能なので非常に便利です。デジタル化する際は、ファイル名やフォルダ構成を工夫して、書類が簡単に見つけられるようにすることがポイントです。
・共通して大切なこと
書類の整理は一度行ったら終わりではなく、定期的に見直しを行うことが重要です。不要になった書類は速やかに処分し、必要な書類だけを保管することで、スペースの無駄遣いを防ぎます。また、ライフスタイルやライフステージが変わるタイミングで、収納方法や配置を見直すことも大切です。暮らしの節目で整理を習慣化することで、スマートで効率的に書類を管理できます。
これらの方法を組み合わせて、自分のライフスタイルに合った最適な書類の整理・収納方法を見つけてください。
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株式会社アンジェ・リュクス 福尾 麻里恵
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